Missions de Syndic de Copropriété

Dans le cadre de notre contrat de Gestion Courante

Conformes à l’avis du Conseil National de la Consommation du 27 septembre 2007

1° Assemblée générale annuelle

Envoi des convocations et des documents annexes obligatoires en vertu de la réglementation en vigueur ;
Préparation du dossier de l’assemblée générale ;
Diffusion de l’ordre du jour complémentaire demandé au syndic dans les conditions règlementaires ;
Présence du syndic (ou de son représentant) durant les heures ouvrables ;
Rédaction des feuilles de présence et des procès-verbaux d’assemblées (lorsque le syndic est élu secrétaire), tenue des registres des délibérations des assemblées ;
Emargement, vérification des voix et des pouvoirs ;
Diffusion des procès-verbaux à l’ensemble des copropriétaires ;
Exécution des décisions prises par le syndicat et se rapportant à la gestion courante ;
Préparation, analyse et diffusion des conditions essentielles des contrats, devis et marchés ;
Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 selon modalités définies par l’assemblée générale.

2° Conseil syndical

Elaboration du budget prévisionnel avec le conseil syndical lors de la commission comptable préparatoire à l’assemblée générale;
Consultation du conseil syndic lorsque son avis est requis en vertu d’une décision d’assemblée générale en matière de travaux ou lorsque ceux-ci ont un caractère d’urgence au sens de la loi;
Présence du syndic ou de son représentant aux réunions du conseil auxquelles il est appelé à participer;
Tenue des conseils.
Remise à tout membre du conseil syndical des documents concernant la copropriété.

3° Comptabilité

Tenue de la comptabilité générale de la copropriété;
Appels de fonds résultant du budget prévisionnel;
Paiement des factures et répartition des dépenses engagées;
Tenue des comptes individuels des copropriétaires;
Imputations des consommations individuelles d’eau lorsque les compteurs d’eau sont déjà installés lors de la désignation du syndic;
Etablissement et mise à jour de la liste des copropriétaires;
Présentation des comptes de gestion, prévus par la loi, situation de trésorerie, budget prévisionnel ainsi que l’état des impayés et la liste nominative des débiteurs;
Vérification et paiement des factures fournisseurs;
Remise au syndic successeur, de l’état financier, la totalité des fonds, de l’état des comptes des copropriétaires ainsi que ceux du syndicat.

4° Assurances

Souscription des polices d’assurance au nom du syndicat.
Déclaration des sinistres concernant les parties communes et/ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes
Règlement des indemnités aux bénéficiaires

5° Personnel du syndicat

Recherche et recrutement;
Etablissement du contrat de travail et du salaire;
Tenue du livre des salaires, établissement des bulletins de paie;
Paiement des salaires, indemnités et allocations diverses;
Déclaration aux organismes sociaux et fiscaux;
Attestations;
Remplacement du personnel du syndicat pendant les congés ou arrêts de maladies, en recourant, si besoin est, aux adaptations des tâches demandées.

6° Gestion des parties communes

Visite des lieux par le syndic ou son représentant afin de vérifier le bon état d’entretien de l’immeuble avec éventuellement établissement de fiches de visite;
Tenue du carnet d’entretien de l’immeuble et sa mise à jour dans les conditions prévues par la règlementation en vigueur;
Appels d’offres à la concurrence, étude comparative des devis, passations des commandes, surveillance et réception des travaux d’entretien courant exécutés à l’initiative du syndic, observation faite que ce dernier pourra conclure sans autorisation du syndicat les contrats et marchés d’entretien dans la limite du montant déterminé par l’assemblée générale.

7° Prestations relatives aux services et équipements collectifs

Souscription des contrats de maintenance et d’abonnement, avec le suivi de leur exécution concernant :

La climatisation collective ;
La fourniture d’eau chaude collective ;
L’ascenseur et monte charge ;
Les espaces-verts ;
Le raccordement de l’immeuble à un réseau câblé ;
L’antenne ou la parabole collective ;
Etc…

8° Prestations diverses

Conservation des archives du syndicat
Vérification de l’application normale des clauses des contrats et marchés, notamment des clauses d’indexation et d’actualisation
Ouverture et gestion du compte bancaire ou postal au nom du syndicat.